Giảm Thời Gian Chờ Ở Các Văn Phòng Chính Phủ, Hành Chính Công

giảm thời gian chờ ở các văn phòng chính phủ, hành chính công

Hầu hết các văn phòng chính phủ, hành chính công đều phải đối mặt với thách thức về hệ thống lỗi thời và nguồn lực hữu hạn. Chính vì vậy mà việc cung cấp dịch vụ ở lĩnh vực hành chính công thường không đạt được hiệu quả cao và khiến cho thời gian chờ đợi của công dân bị kéo dài lâu hơn. Trong lúc dịch bệnh Covid-19 vẫn còn ảnh hưởng trên thế giới thì việc đảm bảo khu vực chờ không bị quá tải và thời gian chờ của công dân được giảm xuống là điều mà các văn phòng chính phủ, hành chính công nên ưu tiên thực hiện.

Dưới đây là một số giải pháp giúp giảm thời gian chờ đợi trong các văn phòng hành chính công.

Sử dụng ứng dụng đặt lịch hẹn.

Hệ thống đặt lịch hẹn trực tuyến sẽ giúp công dân tránh được việc phải chờ lâu, giúp giảm sự quá tải ở sảnh chờ. Với một hệ thống đặt lịch hẹn, công dân có thể chọn thời gian phù hợp nhất với họ và chủ động đến sảnh đợi khi gần tới lượt. Điều này cũng sẽ giúp quản lý lưu lượng công dân và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực được tốt hơn.

Sử dụng vé di động để lấy vé ảo.

Đối với những công dân đến trực tiếp bạn cũng có thể cung cấp các giải pháp xếp hàng ảo thông qua điện thoại. Sau khi lấy vé di động, công dân có thể chủ động chờ ở một nơi khác ngoài khu vực chờ mà vẫn có thể theo dõi tiến trình xếp hàng theo thời gian thực trên điện thoại của mình. Khi gần tới lượt phục vụ họ sẽ nhận được một thông báo gửi tới qua di động.

Phân loại khách hàng dựa trên các dịch vụ đăng ký.

Một số dịch vụ có thời gian phục vụ ngắn trong khi một số dịch vụ khác lại có thể mất nhiều thời gian hơn. Nếu biết trước các dịch vụ mà công dân cần, bạn có thể sắp xếp, phân loại công dân để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thời gian chờ thấp nhất.

Tự động gửi thông báo tới khách hàng.

Việc công dân đặt chỗ đến muộn hoặc sớm sẽ ảnh hưởng tới thời gian chờ của họ và của các công dân sau đó. Vì vậy hãy cập nhật thông tin về lượt và thời gian chờ thường xuyên cho khách hàng để họ chủ động hơn. Điều này cũng giúp giảm tỷ lệ đặt chỗ ảo, đảm bảo công dân đến đúng hẹn hơn.

Giám sát hiệu suất trong thời gian thực.

Sử dụng hệ thống giám sát & cảnh báo tập trung sẽ giúp các cơ quan hiểu rõ hơn về hiệu suất trong thời gian thực. Ngoài ra hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo khi thời gian phục vụ vượt quá quy định. Thông tin này sẽ giúp các cơ quan xử lý tình huống ngay lập tức, giúp cải thiện trải nghiệm của công dân tốt hơn.

Phân tích dữ liệu lịch sử.

Việc phân tích dữ liệu lịch sử với các giải pháp công nghệ sẽ giúp cơ quan hành chính công biết được những khu vực nào đang làm tốt và những khu vực nào cần phải cải thiện. Bằng cách này các cơ quan sẽ đưa ra được kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp hơn.

Xem thêm bài viết: Cải thiện trải nghiệm khách hàng trực tuyến.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0919408588